Maak van uw beheerteam een Powerteam!

Een goede informatiehuishouding is van essentieel belang voor organisaties, waarbij diverse ERP, CRM, financiële en branchespecifieke systemen een sleutelrol spelen bij het vormgeven van deze informatiehuishouding. Bij een onsuccesvolle implementatie van deze systemen wordt de schuld vaak bij het systeem of de leverancier gelegd. Het is echter de vraag of dit terecht is... “Hoe krijg ik de juiste informatie, bij de juiste personen, op het juiste moment?” is een cruciale vraag voor organisaties. Boven alles geldt dat goede informatie immers randvoorwaardelijk is voor het uitvoeren van de kernactiviteit van de organisatie. Een goede informatiehuishouding is dus onmisbaar. Toch wordt een in opzet zo eenvoudige vraag in de praktijk al snel een complexe puzzel. Een woud aan regelgeving, ingewikkelde organisatiestructuren met veel stakeholders en constante kostenbesparingen maken dat veel organisaties en instellingen worstelen met het opzetten, inrichten en beheren van een goede informatiehuishouding.

Diverse systemen worden naar voren geschoven als de oplossing voor dit complexe vraagstuk. Er is immers geen vraag zo lastig of een goed systeem kan het antwoord bieden. Het is daarom niet vreemd dat men veel verwacht van een (te) duurbetaalde implementatie van een systeem. Maar vaker dan eens loopt de implementatie uit de planning waardoor uitgaven ruim hoger uitvallen dan geraamd. Er wordt vervolgens wegens tijdsdruk niet genoeg getest, waardoor er na ingebruikname veel incidenten optreden. Als tenslotte ook de gebruikers te weinig opleiding krijgen en er geen passende handleidingen voorhanden zijn, is de deceptie bij eindgebruikers, managers en uiteindelijk directie en raad van bestuur groot.

Te midden van al die teleurstelling en in de ergste gevallen operationele chaos is het logisch dat gebruikers het systeem als ontoereikend beschouwen en de leverancier of implementatiepartner als incompetent. Is dat terecht? Nee, niet altijd!

Niet alleen wat, zeker ook wie

Wat is er naast een goed systeem namelijk nodig voor een goede informatiehuishouding? Een goed opererend team dat binnen uw organisatie verantwoordelijk is voor het opzetten, beheren en verbeteren van uw informatiehuishouding. Hierin zitten zowel vertegenwoordigers van de technische kant (applicatiebeheerders, IT-managers, servicemanagers) als de specialisten die de techniek vertalen naar de business (informatiemanagers, functioneel beheerders). Alle spelers in dit beheerteam moeten van elkaar weten wat ze wanneer doen en waar ze in hun kracht zitten. Uiteindelijk is er voor het beheerteam een gezamenlijk doel: een goede informatiehuishouding voor de business.

Heeft úw organisatie de juiste beheerprofessionals op de juiste plek en met heldere taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor een succesvolle informatiehuishouding? Weten uw functioneel beheerders wat uw applicatiebeheerders doen en mogen? Vormen ze een team of werken ze in eilandjes? En belangrijker: hebben deze professionals de juiste soft- en hardskills voor het werk wat ze doen?

Van “wij” en “zij” naar een Powerteam!

powerteam-beheer

Wat ons steeds weer opvalt is dat, ondanks dit gezamenlijke doel, de specialisten van IT en Informatiemanagement onvoldoende kennis hebben van elkaars werkzaamheden, moeilijk met elkaar communiceren en niet in staat zijn elkaar te kunnen of willen begrijpen. Er is sprake van een “wij” en “zij” gevoel, iets wat een gezamenlijk welslagen danig in de weg zit. Uiteindelijk is de business het meest geholpen met een beheerteam dat samen optrekt en een gezamenlijke verantwoordelijkheid voelt voor een optimale informatiehuishouding. In zo’n team is geen plaats voor “wij” en “zij”!

Een “Powerteam” trekt samen op, voelt een gezamenlijke verantwoordelijkheid, communiceert regelmatig met elkaar en de stakeholders op een heldere en eenduidige manier en maakt afspraken over wie waarvoor verantwoordelijk is. In een Powerteam weet ook ieder van zichzelf en de collega’s waar zijn of haar kracht ligt en welke activiteiten daar het beste bij passen. Op die manier kan een Powerteam inspelen op een grote variatie aan vaktechnische, communicatieve en organisatorische uitdagingen.

Uw eigen Powerteam?

Applicatie-Beheerder.com en Functioneel-Beheerder.com zijn partners in het werven, selecteren, detacheren en adviseren op het gebied van applicatiebeheer, functioneel beheer en informatiemanagement. Wij zouden graag met u gaan werken aan het samenstellen van uw eigen Powerteam. Onze aanpak bestaat uit drie simpele stappen:

  1. de eerste stap daarin is het concreet maken van de doelstelling van het Powerteam. Hiervoor is het samenbrengen van het Powerteam en het formuleren van een gezamenlijke missie en visie cruciaal.
  2. In stap twee wordt op basis van de missie en visie een duidelijke afkadering van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden opgesteld. Bestaande frameworks zoals bijvoorbeeld Business information Service Library (BiSL) en Application Service Library (ASL) kunnen daarbij een richtinggevende rol spelen.
  3. In de laatste stap wordt bepaald wie in welke rol en binnen welk proces het beste tot zijn recht komt. Daarbij kijken we naar de hardskills (opleiding, werkervaring, certificaten) en de softskills (o.a. communicatieve vaardigheden, organisatiesensitiviteit, flexibiliteit) in een verhouding van 30% hardskills en 70% softskills. Zeker omdat het ontwikkelen van softskills een stuk lastiger is dan het ontwikkelen van de hardskills.

Zo vergroot u in drie overzichtelijke stappen de samenwerking tussen IT, Informatiemanagement en de business en creëert u uw eigen Powerteam.

Meer weten?

Wilt u meer weten over het oprichten en borgen van een Powerteam Beheer? Vul dan onderstaand formulier in en we benaderen u binnen twee werkdagen.

Uw eigen Powerteam?

Wilt u uw applicatiebeheerders en functioneel beheerders laten samenwerken als een Powerteam Beheer? Klik dan op onderstaande knop en vraag een eerste gesprek aan.

Ik wil een Powerteam Beheer

Applicatie-Beheerder.com

De Powerteams zijn een initiatief van Functioneel-Beheerder.com en haar "zusje" Applicatie-Beheerder.com. 

logo-applicatie-beheerder