Klantcases Functioneel-beheerder.com (onderdeel van IV-experts.com)


TU Eindhoven: professionaliseren met IV-experts.com


Overview_of_Technische_Universiteit_Eindhoven

Om zowel de sturing op als het beheer van de Informatievoorziening op een meer professionele wijze in te gaan vullen, is in 2014 een beleidsstuk opgesteld. Hierin zijn voorstellen gedaan ten aanzien van de IV-governance en de inrichting van Informatiemanagement en Functioneel Beheer.

Na de goedkeuring van dit voorstel door het College van Bestuur, is gekozen voor een top – down aanpak, waarbij eerst vorm is gegeven aan de governance, de rol van CIO en het Informatiemanagement. Onderdeel hiervan was het inrichten van een CIO Office onder leiding van de CIO, met daarin ondergebracht het Informatiemanagement.

Vervolgens is de aandacht gericht op de verdere vormgeving en professionalisering van het Functioneel Beheer, waarbij IV-experts.com op een aantal terreinen een bijdrage heeft mogen leveren.

Ondersteuning vanuit IV-experts.com

Verantwoordelijk voor het professionaliseringstraject was Dennis Raijmakers, toentertijd Informatiemanager en tevens leidinggevende van een van de Functioneel Beheerteams binnen de TU/e. Dennis heeft Martijn Buurman, CIO van IV-experts.com en een van zijn LinkedIn connecties, benaderd om van gedachten te wisselen over de mogelijke organisatievormen voor het Functioneel Beheer. Mede op basis van de input van Martijn is ervoor gekozen om het Functioneel Beheer zowel hiërarchisch als functioneel te gaan centraliseren. De daarvoor benodigde activiteiten zouden tegelijk met het professionaliseringstraject uitgevoerd gaan worden.

Om een goed beeld te krijgen van de startsituatie voor het professionaliseren is IV-experts.com gevraagd een Nulmeting uit te voeren. Deze Nulmeting toonde o.a. aan dat:

  • het Functioneel Beheer versnipperd binnen de TU/e was georganiseerd
  • het Functioneel Beheer een divers kwaliteitsniveau liet zien
  • uniforme methodieken en werkwijzen ontbraken
  • aansturing van Functioneel Beheer doorgaans plaatsvond door een business-proces verantwoordelijke i.p.v. een vakexpert Functioneel Beheer
  • dat dit mede leidde tot een beperkte professionele ontwikkeling van Functioneel beheer medewerkers
  • het Functioneel Beheer vaak was belegd bij individuen (soms in deelfunctie), waardoor de continuïteit niet geborgd was
  • het Functioneel Beheer een laag volwassenheidsniveau liet zien
  • er weinig tot geen afstemming plaatsvond met informatiemanagement

Op basis van de nulmeting is er een plan vastgesteld

Mede op basis van deze resultaten zijn prioriteiten bepaald en is een aanpak vastgesteld. Ook hierbij heeft IV-experts.com mee mogen denken en adviseren. Vervolgens is er een gefaseerde en planmatige professionaliseringstraject opgestart, met ondersteuning door IV-experts.com. Deze ondersteuning bestond met name uit het inbrengen van vakkennis en ervaring bij andere organisaties, het begeleiden en ‘in beweging houden’ van het traject en de betrokken medewerkers en het ‘hands on’ leveren van inhoudelijke bijdragen in de vorm van concrete producten. Waarbij aansturing, kaderstelling en besluitvorming uitsluitend door de verantwoordelijke en / of medewerkers van de TU/e plaatsvond. Het gaat immers om hun organisatie en werk. Daarnaast zijn zij de enigen die uiteindelijk kunnen bepalen wat in hun situatie wel en niet past of gaat werken.

Begin 2018 is in gezamenlijkheid vastgesteld dat er een situatie was bereikt waarbij de verdere doorontwikkeling door de TU/e zelfstandig en als onderdeel van het reguliere werk kon worden uitgevoerd. Dit is ook het doel waar IV-experts.com bij dergelijke opdrachten naar streeft, en daarmee was dan ook onze opdracht afgerond.

In maart 2019 is door Dennis, inmiddels verantwoordelijk voor alle Functioneel Beheer en Informatiemanagement bij de TU/e, een tussenbalans opgesteld waarbij geconcludeerd is dat:

  • het gehele Functioneel beheer onder 1 centrale aansturing is gebracht
  • het Functioneel beheer is belegd bij dedicated vak experts, zonder ‘nevenfuncties’
  • het uitgangspunt wordt gehanteerd dat ieder proces/ applicatie minimaal 2 beheerders heeft (continuïteit geborgd)
  • domeinen waar Functioneel beheer in 2016 niet georganiseerd was, nu zijn ingericht
  • er een intensieve kennisuitwisseling plaatsvindt
  • er BiSL opleidingen gevolgd zijn
  • er een goede start is gemaakt met uniforme methodieken en werkwijzen (maar er nog wel het nodige te doen is)
  • er sprake is van mobiliteit binnen de Functioneel beheer pool
  • er een goede start is gemaakt met change boards en afstemming met informatiemanagement
  • er sprake is van een aanzienlijke verbetering van het volwassenheidsniveau

Daarnaast is geconcludeerd dat er zeker nog het nodige gedaan moet worden om het uiteindelijke doel te bereiken, maar dat men goed op weg is. IV-experts.com is trots hier een bijdrage aan te hebben mogen leveren.

Naast de hierboven genoemde ondersteuning heeft IV-experts.com een bijdrage kunnen leveren door het werven en selecteren van een tweetal nieuwe Functioneel Beheerders en een Manager Functioneel Beheer.

De samenwerking met IV-experts.com

Dennis Raijmakers over deze samenwerking:

De TU/e heeft hoofdzakelijk gewerkt met 2 medewerkers vanuit IV-experts.com. De strategievorming is begeleid door Martijn Buurman en de implementatie is begeleid door Bert Franken. Martijn heeft de TU/e kunnen inspireren met zijn visie op het vakgebied “Functioneel Beheer”. Martijn heeft de modellen op een overtuigende en vernieuwende manier kunnen uitleggen aan bestuurders / managers en op basis daarvan is een goede inrichting gekozen. Martijn wordt gezien als een echte expert op het vakgebied.

Bert Franken heeft het stokje vervolgens overgenomen. Bert is zeer dienstverlenend en een echte “vakidioot”. Bert is erin geslaagd om een goede en representatieve nulmeting uit te voeren. Bert heeft vervolgens met verstand van zaken gezorgd dat we tot een haalbaar programma konden komen, waarbij hij heel zuiver de rol van adviseur/ consultant heeft vervuld. Alle management verantwoordelijkheden zijn conform afspraak in de eigen lijnorganisatie georganiseerd. De samenwerking met Bert is prettig verlopen. Bert is een specialist en perfectionist, maar weet met verstand van zaken, senioriteit en empathie draagvlak bij medewerkers te verwerven. Bert is tevens erg dienstverlenend en flexibel inzetbaar (zowel in tijd als werkzaamheden).

Strategisch advies in combinatie met implementatieondersteuning

Ik kan IV-experts.com adviseren als partner bij de professionalisering van het vakgebied functioneel beheer en informatiemanagement, waarbij IV-experts.com zowel in staat is om strategisch advies te combineren met implementatieondersteuning. Ik zou adviseren om de verantwoordelijkheid voor de professionalisering vanuit de staande organisatie te organiseren, waarbij IV experts.com uitstekend in staat is om als adviseur en ‘hands on’ ondersteuner op te treden.

Meer weten over de ondersteuning die IV-experts.com uw organisatie kan bieden? Klik dan op onderstaande button.

Meer weten over ondersteuning IV-experts.com



Onderwerpen: klantcase

TU Eindhoven

tue-logo

Uw contactpersoon

janouk-roekevisch

Janouk Roekevisch

Bel 06-11223878 of e-mail naar j.roekevisch@iv-experts.com.